X
    التصنيفات: ISO 9001 QMS

المناقصات – التعاقد – مقاولات الباطن – حسب مواصفات QMS ايزو

اخر تحديث في 19 سبتمبر, 2017

بشكل عام الشركات الحكومية والخاصة التي تعمل في بيئة المعايير الدولية تستعين بالموردين ، مقاولين الباطن او التعاقد المباشر ، ويساعد وصف اجراء العمليات ضمن  نظام ادارة الجودة. QMS على تحقيق نتائج ممتازة.

ادخال البيانات (شروط العقد)

سيعمل ادخال البيانات المتعلقة بالقضايا والاسئلة و شرح ضمان الجودة ضمن نظام QMS على تطوير الانتاج بآكملة خلال السنوات القادمة ، فغالبا ما تكون الخصائص العامة الاساسية شروط و بنود التعاقدات متشابهة في جميع الانظمة وقد تشمل البيانات الاتي:

  • شروط الاحتياجات والمتطلبات لخدمة ما او منتج معين.
  • البنود الاقتصادية وطرق الدفع والكفائة التشغيلية بشكل عام.
  • بيانات مبداء تكافؤ الفرص لجميع مقدمي العطاء، لمهام الانتاج ، الخدمة ، الاستشارات الهندسية. حيث ان العمل بمداء المساوة للجميع سيحقق المقارنة بين كل المتقدمين لذلك يجب ان تضمن وثائق المناقصة بيانات كيف سيتم التقييم وتوضيح اهمية كل شروط التعاقد على ان تشمل المعايير والمواصفات ذات الصلة بالمشاريع ، بالاتفاق مع قسم المشتريات.
  • بنود توافر الشفافية ومن ثم جعل التعاقد عام ، على ان يشمل نشر جميع الوقائع الهامة ، شروط واجراء المشتريات، وعلى السلطة المتعاقدة ان تكفل اطلاع جميع الاطراف على كافة الشروط ، ثم تكليف قسم المشتريات بالتعاون مع الاقسام الفنية بوضع مخطط كامل لتفاصل المشروع ، على ان تشمل العرض المالي ، استراتيجية التكاليف ، خطوات الشراء ، الملف الفني ،خطة تكليف الاعمال الفنية ، السيطرة على الاداء ، التسليم النهائي. كما ان التخطيط الكامل و التفصيلي هو الاساس لتحقيق اهداف معايير الجودة.

كيف يتم اعداد مستندات المناقصة

عند الاستعانة بمقاولي الباطن ، يتطلب اعداد مستندات العطاء بدقة كافية لضمان اختيار المقاول او المورد المناسب للعملية ،وتشمل المواصفات الفنية ، المالية ، القضايا الرئيسية واليك وصف شامل حسب الاتي: بغض النظر عن الشروط القانونية والعامة كما ذكر اعلاه

اولا: نماذج المناقصة – اعداد وتصميم النماذج من خلال قسم المشتريات على ان تشمل نموذج المخاطبات ، نوذج عرض الاسعار ، نموذج حصر الكميات ، نموذج اختيار مقدمي العرض ( الغرض من ذلك تسهيل الاجراءات ولا يمكن تطبيقه الا اذا كانت المشتريات منظمة)

ثانيا: مستندات التعريف بالمنتج – الملف الفني –  تاتي مباشرة بعد القسم القانوني و الشروط العامة ، والقسم المالي ، وقد تكون وثائق في ملفات مستقلة على ان تشمل تفاصيل المنتج ، الرسومات الهندسية للمشروع ، المواصفات الفنية ، المواصفات الخاصة. ويجب وضع جميع التعريفات بوضوح و بدقة كافية.

ثالثا: المرفقات و العينات – قد تكون المرفقات في شكل: عينات المنتج عند التوريد ، زيارة ميدانية للموقع عند الاستعانة بمقاولين الباطن.

رابعا: التقييم و المعايير والمواصفات الخاصة: هناك معايير اخرى (غير التسعير) مثل ملف اعمال الشركات ، السيرة الذاتية للمديري المشروع – الفنيين، مخطط زمني للمشروع ، مخططات الجودة ، مواصفات دولية ، شهادات اعتماد خارجي ، وما الي ذلك من معايير الصناعات المرتبطة بالمشروع ، يجب تحديد اهمية كل حالة بمفردها في شروط العقد ، ثم اعداد لجنه فنية ومالية من السلطة المتعاقدة لدراسة جميع المتطلبات الفنية والمالية و اعطاء التقييم النهائي لاختيار المقاول او المورد.

خامسا: تحديد واضح لطلبات السلطة المتعاقدة ، يجب على سلطة التعاقد ان توضيح هام على مقدمي العطاءات اثبات اهليته على تنفيذ جميع الاعمال طبقا لشروط التعاقد والمواصفات الفنية الخاصة، وفيما يلي مثال على كيفية اثبات اهليه مقاول الباطن

  • المتطلبات المالية ، مطلوب موقف الشركة المالي او بيان رأس المال الحالي ، او الحد الادنى للتدفقات المالية السنوية ، يجب على مقدمين العرض تقديم المستندات اللازمة لذلك.
  • المتطلبات الفنية ، وهي تعني ملف اعمال الشركات او سابقة الاعمال او عدد سنوات الخبرة في اعمال المناقصات ذات نفس الاختصاص.
  • محتويات اخرى – متطلبات الانتاج ، علي سبيل المثال ، شهادات معايرة الاجهزة والادوات ، انواع المعدات المستخدمة ، قائمة بالعقود الحالية ، او تعاقدات ذات قيم مالية ثابتة في فترة محددة من الزمن لنفس مجال المشاريع،
  • متطلبات اخرى طبقا لمعايير صناعية محددة مثل ASME Stamp او PED.

مرحلة اختيار مقاول الباطن

عند اتمام و تسليم مستندات المناقصات فان مراحل اختيار مقاول الباطن تتلخص في البند الرابع والخامس اعلاه وهو اثبات انه مؤهل ولكن يمكن للسلطة المتعاقدة (صاحب المشروع) طلب اثبات اضافي او مستندات عند المقارنة بين اكثر من متقدم  حسب الاتي:

  • طلب المراجع : يجب على كل مقاول تقديم مراجع ذات الصلة بالمشروع ( تضم كل من الشركة – الاشخاص الرئيسيين).
  • تسليم عينات للمنتجات : عند التوريد يجب على مقدم العرض تقديم عينات من المنتج الذي سيقدمه اذا تم اختياره كمورد.
  • متطلبات اضافية اخرى وقد تشمل على سبيل المثال : معاينة مخازن المورد ، معاينة ورش عمل المقاول ، معاينة الاجهزة والمعدات ، رؤية موظفين ، الوضع المالي ، الجهد ، قدرات الانتاج ، وما شابه ذلك.

كيفية ضمان عمل العقد وعدم الاخلال بشروط التعاقد

افضل الطرق لضمان العقد هو الضمان المصرفي ، او طرق دفع الفواتير ، او الضمانات المالية المشابهة، والغرض من هذا الضمان هو التآكد من عدم الاخلال بالشروط او عدم توقيع العقود ، المخاطر المترتبة ، عدم تنفيذ المهمه كما هو متفق عليه ، ازالة او تصحيح اخطاء العمل ، وتشمل الاتي:

  • الضمان البنكي ، ويتم تقديمه للسلطة المتعاقدة وهو عبارة عن ضمان للمناقصة ، او ضمان للسداد مقدما (الدفعة المقدمة) ، ضمان للاداء او ضمان لازالة الاخطاء.
  • نظام الدفع : يمكن لنظام او طريقة الدفع ان تحل محل جزء او كل الضمانات السابق ذكرها.

كيف يتم تحديد العلاقات بين السلطة المتعاقدة وبين مقاول الباطن

هناك انواع عديدة من العلاقات التعاقدية بين السلطة المتعاقدة ( المشتري) والمتعاقدين ( مقاول الباطن ) ، وتسمح قواعد الشراء الدولية (مثل توجيهات الاتحاد الاوربي – اجراءات البنك الدولي) بمجموعة من العلاقات التعاقدية المختلفة التي تمكن جميع الاطراف المتعاقدين ان يتصرفوا بشكل فردي او تشكيل جمعيات مختلفة للعمل في المشاريع المشتركة مع شركاء متساوين او اسناد العمل الى مقاول واحد او اكثر ، وفي الواقع ايا كانت الطريقة المستخدمة يجب تحديد الالتزامات كل واحدة على حداها ، بغض النظر عن الترتيبات بين المتعاقدين وينبغي ايضا ان تكون الالتزامات الخارجية واضحة لا لبس فيها و ان يكون المشتري على دراية بالمسؤليات الداخلية مع عمليات الدمج بين المشاريع المشتركة والمهام الانتاجية. وغالبا ما يتم تحديد هذه العلاقات حسب الاتي:

  • متابعة تنفيذ عقود العمل ، ينبغي ان تتضمن المرحلة التحضيرية خطة تنفيذ مفصلة للمشروع.
  • تحديد المسؤوليات والالتزامات بكل دقة ، على ان يشمل ترشيح وكيل للعقد الذي سيحل اي مشاكل قد تحدث اثناء مراحل التنفيذ ، او ربما يتم وضع استشاري للقيام باعمال الاشراف على المشروع ، بجانب تنظيم البيانات والمراجعات ، اخذ عينات من البيانات للمراجعة بشكل كامل او جزئي لضمان تلبية متطلبات المعايير او المواصفات الخاصة.
  • التواصل والرسائل المكتوبة، لا بديل عن هذه الممارسة السليمة في طريقة التواصل بين السلطة المتعاقدة (المشتري – المالك) وبين مقاول الباطن فهذا في حد ذاته يوفر نظاما دائم للتقارير عن حالة المشروع.
  • الاتصال الدائم ورصد اعمال المقاول: هذا يتم عبر زيارات المشروع ويتم الرصد والاتصالات بين المشتري والمقاول لمتابعة التآثير ومراحل اتمام المشاريع ، وفي الحقيقة هذا يتم من خلال الوكيل او الاستشاري الذي يخص المالك فهو يرصد جميع عمليات التنفيذ ويقدم تقارير اسبوعية او شهرية بجانب الزيارات الرسمية لمراقبة جميع العمليات و مراحل التنفيذ في موقع العمل

كيف يتم السيطرة على مقاولات الباطن

  • من خلال اعداد خطة مشروع جيدة ، بحيث يمكن توقع نقاط حول مقاول المشروع
  • من خلال اعداد الوثائق الفنية للمشروع بحيث تتضمن التعليمات التقنية والمواصفات والمعايير ذات الصلة بالمشروع
  • اعداد الخطة الاشرافية ، والتي بالفعل ضمن وثائق المناقصة.
  • طلب خطة الجودة من مقاول الباطن ، يجب ان يتم تحديد خطة عمل تضم ملف ادارة الجودة لمشروع معين بحيث يتم وضع كافة ضوابط التنفيذ في كل مرحلة من مراحل المشروع ومن هو المسؤل امام السلطة المتعاقدة وما هي الاجراءات التي سيتم  اتخاذها اذا تم الانتاج غير مطابق للمواصفات.

كيف يتم التحقيق من جودة الاعمال قبل تسليمها

  • تقييم جميع الاعمال من خلال قسم الجودة الخاص بالسلطة المتعاقدة ، على اساس التقييم لمرحلة الوسط او النهائي للمشروع ، مع تسجيل جميع البيانات.
  • استخدام استشارى او طرف ثالث لتقييم الجودة ، قد يتم هذا الاجراء باستخدام مقاول مستقل لاتوجد لديه اي بيانات للمشروع ويكون تنفيذ تقييم الاعمال ضمن ضوابط معقولة وفترة زمنية محددة.
  • التحقق من جميع البيانات التي تم جمعها ومقارنتها حيث سيتم اكتشاف العديد من الاخطاء ، لذلك فالاحتفاظ بالبيانات وتسجيلها للمراجعات الحالية او المستقبلية هو امر مهم في تقييم الجودة لكل ما سبق.

ملاحظات اخرى حول الشركات الحكومية والاسواق

ان انواع المشتريات الحكومية يتم تنظيمها بموجب التشريعات وبالتالي لايمكن ان يتم ادخال طريقة واحدة لادارة التعاقدات في ملفات الجودة او انها تعتمد على نماذج او تعليمات موحدة ومع ذلك فهم يستفيدون من تبادل الخبرات عبر الاحتكاك بالانظمة المختلفة.

و هناك تطوير دائم في الاسواق وبالتالي هناك شروط اساسية لتنفيذ ادارة المشتريات عبر المعرفة الجيدة بسوق السلع والخدمات التي سيتم التعاقد معها وهذا ما يجعل السوق يعمل بالفعل واذا لم تكن هناك منافسة كبيرة في الاعمال المتخصصة مثل المساحة او رسم الخرائط او انشاء المصانع النووية فيتم تعزيز المنافسة الدولية من خلال دعوات دولية لتقديم العطاءات.

ويتم تحديد قيمة المنتج او الخدمة بما يجب على الهيئة المتعاقدة (المشتري) في  ان تبحث عن المستوى والحل الامثل بين سعر المنتج و الخدمة وبين الجودة ، وهذا يعني ان الزيادة في معدل الجودة سيؤدي الى زيادة مماثلة في الاسعار ، ويمكن ان تآتي تحديد قيمة الخدمات من المشاريع المنفذة سابقا ، وبطبيعة الحال قيمة العقد هي سر من اسرار عمل الهيئة المتعاقدة.

كما انني اردت ان اوضح في مقال دليلك في المناقصات و الشراكة والتوريد والتعاقد ومقاولات الباطن كيفية التجهيز والسيطرة على العقود بطريقة مبسطة ضمن الدورة المتميزة في نظام ادارة الجودة المقدمة بموقع عقل المهندس واتمني ان اكون قد وفقت في ذلك