اخر تحديث اليوم ١٧ سبتمبر ٢٠١٧ ، سابقا تكلمنا عن ملف تعريف الشركات Company profile وعن كيف يتم تنظيمه وكما وعدنا ان نقدم كيف يتم كتابة سياسة الجودة حسب متطلبات المنظمة الدولية للمعايير الايزو ، ان سياسة الجودة عبارة عن بيان مختصر يعبر بوضوح عن التزام الادارة العليا للشركات بنظام ادارة الجودة وان متوسط عدد الفقرات في سياسة الجودة هو ثلاثة فقرات في حين ان هناك بعض الشركات تكتب جملة واحدة فقط والنهاية ان سياسة الجودة ليست مكانا للتفاخر وانما يجب ان تعكس بوضوح ما تلتزم به فعليا.
ماهي سياسة الجودة Quality Policy
سياسة الجودة او بيان الجودة بالانجليزية Quality Policy هي واحدة من اول الاشياء التي يجب عليك القيام بها عند تنفيذ نظام ادارة الجودة باستخدام متطلبات المواصفات والمعايير الدولية ايزو ٩٠٠١ ، و المعنى يكمن في انك تقوم بارسال رسالة الى العملاء ، عن مدى فاعلية نظام جودة الادارة لمؤسستك التجارية.
في الاساس تنفيذ سياسة الجودة قد تبدو عملية بسيطة جدا ، ولكن عند التآكد من السياسة التي وضعتها في نظامك الاداري ليست مفعلة ولا تنفذ بشكل صحيح و انها حبر علي ورق ، هنا تكمن المشكلة وسوف تكون المهمة شاقة. ولكن اذا كانت مفعلة و تطبق بنظام ويلتزم بها جميع الموظفين فهي بالفعل سوف تساعد نظامك الاداري علي النجاح. ايضا يعتبر تفعيل و تنفيذ سياسة الجودة مهمة شاقة.
الاخطاء الشائعة في كتابة سياسة الجودة
من اكثر الاخطاء انتشارا هو الخلط بين سياسة الجودة وبين بيان المهمة بالانجليزية Mission Statement وبين بيان الرؤية بالانجليزية Vision Statement واليك تعريف مبسط عن الفرق بينهما حسب الاتي:
- بيان الرؤية يحدد ما تريد الشركة ان تكون عليه ، و يحدد هويه مستقبلية للشركات، وغالبا تآتي الرؤية من مصدر الهام ، وهو رؤية كيف يمكن لشركتك ان تتطور مع مرور الوقت وكيف ستصبح.
- بيان المهمة هو تعريف الغرض من وجود نشاطك التجاري وقد يصف سبب وجود اعمالك في الاسواق و ما تحاول الشركات تحقيقه . بعبارة بسيطة ما هي مهمتك في الحياة العملية.
- سياسة الجودة هي بيان يعبر عن نية / نوايا فريق الادارة العليا فيما يتعلق بالجودة
ماهي الاشياء التي يجب عليك التفكير بها عند انشاء سياسة الجودة للشركة او عملك التجاري؟
ان سياسة الجودة ينبغي ان تصدر من شركة منظمة اداريا باعتبار ان هذه السياسة سوف تعكس اهداف هذه المنظمة الادارية كعامل تصفيه لاتخاذ القرارات المناسبة للاعمال وهي جميعها تتمحور حول تقديم خدمات عالية الجودة مع التحسين المستمر للعمليات والانتاجيات التي تقوم بها…
ومن ثم يكون للمدير مراقب الجودة المتابعة والنظر في الكيفية التي يتم بها استخدام الموارد الانتاجية ويسآل عن الوفاء والالتزام بخدمات عالية الجودة مع عملية التحسين الداخلي للادارة ؟ وفي حالة ان السياسة لا تطبق بشكل سليم وصحيح يتوجب عليه وقف جميع العمليات و عدم الاستمرار في المشروع وايجاد حلول اخري افضل، تحقق اهداف الشركة في ادارة سياسة الجودة الانتاجية والادارية مجتمعين كما هو واضح بالمخطط …
البدء مع متطلبات العملاء
المفتاح السحري للبدء في اي نظام ادارة الجودة هو ان تكون متآكد من انك تفهم العملاء ، واذا كنت قد نويت بناء وانشاء نظام ادارة الجودة الخاص بك فالنجاح هو السعي نحو تحسين رضاء العميل لذلك من المهم جدا ان تفهم المتطلبات التي تحتاجها لتحقيق هذا الهدف ، وقد تآتي لك المفاهيم مباشرة من صفات طلبات العميل نفسه او علي سبيل المثال تاتي من معايير الصناعة او المتطلبات القانونية او الطلبات المتعلقة بالخدمات او المنتجات التي تقدمها… وقد يهمك قراءة قياس رضا العملاء
حيث يقوم مفهوم الجودة في تحقيق متطلبات العملاء و تلبيه احتياجاتهم فيجب عليك التسليم في المواعيد المحددة بجانب تحسين مستوي الانتاج واذا صادف ان هناك مشاكل في التسليم او انخفاض في مستويات الصناعة او الخدمات التي تقدمها يجب عليك الحد منها والتآكد من ذلك بنفسك لتحقيق عناصر هامة تكسب بها رضا العملاء…
قالها سيدنا ابراهيم : ربي اجعلني مقيم الصلاة ومن ذريتي ربنا وتقبل دعاء ، ربنا اغفر لي ولوالدي وللمؤمنين يوم يقوم الحساب.
جمع البيانات من الانظمة الداخلية
المقصود من سياسة الجودة أن يكون التركيز الرئيسي لنظام إدارة الجودة يهدف إلى تكون السياسة واجبة الاستعمال وفي حيز التنفيذ من جميع العاملين كمحور اساسي لعملهم. فاذا كنت وضعت سياسة للجودة فيجب عليك جمع البيانات عن تطبيقها من كل الاقسام الموجودة في الشركة او المؤسسة بفروعها المختلفة.
وان تكون متآكد انها تطبق ومفعلة بشكل سليم فاذا كان الناس والعاملون بالشركة لا يطبقونها اصبحت مجرد شعارات معلقة علي الجداران كما وضحنا سابقا فيجب عليك زرع سياسة وبيان الجودة بداخل كل الموظفين العاملين بالشركة وفي كل الاقسام ، علي حسب نوع الاختصاص على سبيل المثال زرع الحرص علي تسليم المنتج في الوقت المحدد لتحقيق رضاء العملاء (الفقرة السابقة)
المعلومات المطلوبة حسب معايير ISO 9001
في الواقع ان المعايير الدولية لا تفرض شروط علي سياسة الجودة ولا تطلب منك تعيين موظفين خارج احتياجاتك فيمكن لك تعيين مراقبين الجودة هم انفسهم نفس الموظفين قبل اظلاق سياسة الجودة وليس كما يظن البعض ان معيار ايزو ٩٠٠١ يشترط عليك تعيين موظفين اخرين لست بحاجة لهم. وعموما يجب على الادارة العليا ان تضمن كتابة سياسة الجودة حسب المتطلبات المذكورة في القسم ٥.٣ كالاتي:
- ان تكون السياسة مناسبة لانشطة الشركات التجارية
- ان تضمن الالتزام والامتثال لمتطلبات الجودة وتحسين فاعلية نظام ادارة الجودة باستمرار.
- ان تتضمن اطار مناسبا لمراجعة العمليات واهداف الجودة
- ان تضمن سياسة الجودة تدريب الموظفين على فهمها وانها ملائمة لنشاط العمل
في الواقع ان سياسة الجودة كما ذكرت تتمحور حول عنصران رضاء العميل بجانب التحسين المستمر و هو الالتزام في عملية تنفيذها من قبل مراقبي الجودة او مدير الجودة مع وجود خطط توجيهية لتنفيذ هذه التحسينات وهذا هو ما يطلبه معيار ايزو ٩٠٠١ ويمكنك زيارة ثمانية مبادئ توجيهية لنظام ادارة الجودة
طريقة كتابة وصياغة سياسة الجودة
مع كل هذه المعلومات السابقة انت الان تحتاج الي صياغة بيان الجودة وتضعه قيد التنفيذ ، هناك العديد من الشركات تكافح عند كتابة سياسة الجودة ويقوم البعض بتعيين فريق القيادة بأكمله في محاولة صياغة بيانات سياسة الجودة ، وقد يقوم البعض باسناد المهمة الى مدير الجودة.
لكن الموضوع ببساطة شديدة يمكنك تكليف المهمة الى شخص واحد يقوم بكتابة المسودة الاولى ثم يدرسها بشكل نقدي مع فريق الادارة بأكمله ، واخير يتم التدقيق لغويا مع التحقق انها تلبي جميع المتطلبات بما في ذلك متطلبات الايزو ٩٠٠٠ ، وابسط منهجية لكتابة سياسة الجودة هو كتابة جملة واحدة على الاقل لكل المتطلبات الموجودة في الايزو ٩٠٠١ القسم ٥.٣ وقد تشمل الاتي:
- وصف طبيعة عملك والغرض منه
- وصف الطريقة التي ستلبي بها جميع المتطلبات بما في ذلك متطلبات العملاء والمتطلبات القانونية والتنظيمية و الجمعيات الصناعية بما في ذلك ايزو ٩٠٠١
- اظهار انك ملتزم بالتحسين المستمر مع ضمان فاعلية نظام ادارة الجودة الخاص بك.
- وصف كيف يتم مراقبة العمليات ومراقبة اهداف الجودة
- اذكر ان بيان سياسة الجودة الخاص بك سيتم التبليغ عنه لكل الموظفين
- اذكر ضمان ان كل الموظفين قد تم تدريبهم على فهم السياسة وانها حيز التنفيذ
- اخيرا حدد من لديهم مسؤلية مراجعة سياسة الجودة ومدى استمرار ملائمتها لعملك التجاري
كما ذكرت لك يجب ان تصاغ سياسة الجودة بطريقة جيدة وحضارية ومختصرة بحد اقصى ٦ جمل مع مقدمة وخاتمة على ان تقدم وعي للموظفين بانها ليست مجرد سياسة على الجدران ، ثم يتوجب عليك تدريبهم لاستيعابهم عن ماذا تعنيه هذه السطور البسيطة.
وسيكون تركيز كتابة سياسة الجودة علي جميع الاقسام العاملة في مجالك التجاري او الصناعي نحو هدف واحد يلخص في تلبية متطلبات العملاء وتحسين الخدمات لتحقيق النمو الاقتصادي داخل الشركة بحيث يكون نظام ادارة الجودة في المقام الاول….
قد تحتاج الي ان تحدد اهداف الجودة اولا حتي تتمكن من صياغة سياسة الجودة ولعلي اخطآت في ذلك كان المفروض ابداء باهداف الجودة ولكن سآحاول في ان اقدمه في المقال القادم سريعا…
هل لديك سياسة الجودة و ترغب في مراجعتها
قد تكون بالفعل سياسة الجودة موجودة داخل منظومة اعمالك ، قد ترغب في مراجعتها او فحصها للتأكد من ملائمتها مع المتطلبات القانونية ومعيار ايزو ٩٠٠١ ، اليك بعض النصائح و الوصايا التي قد تفيدك:
- نوصيك بالفحص بدقة كافية لتحديد عدد الجمل والتآكد من انها تغطي كل المتطلبات المذكوره اعلاه
- نوصيك بتحديد ثغرات الجودة
- وضع بيانات جديدة تعالج بها ثغرات الجودة
- نوصيك بالنظر في ازالة جميع البيانات التي ليست مطلوبة طبقا للمعيار الدولي ايزو ٩٠٠١
- نوصيك بتوضيح لغة الكتابة الغامضة وتصحيح الاخطاء الاملائية
- تجنب استخدام الكلمات او العبارت الفخرية مثل (نحن نتجاوز رضاء العملاء) والتي لا تمثل افعال الواقع الحقيقي (غالبا يتم استخدام هذه العبارة في التسويق وليس ببيان الجودة)
- تذكر دائما ان سياستكم تنص على نيتكم فليس هناك ضرورة في ان تذكر كيف ستحقق هذه النوايا.
ملخص ما سبق
في النهاية يجب ان نضع في اعتبارنا ان نظم ادارة الجودة هو وسيلة وضعت اصلا لقياس ومراقبة العمليات الداخلية للشركات بصفة مستمرة من اجل تحقيق جودة الانتاج والادارة وكسب رضاء العميل ، كما وانها تطلب اعتماد خارخي من منظمات دولية مثل iso 9001 فاذا كان لديك نظام ادارة للجودة يجب ان يحتوي علي سياسة الجودة واهداف الجودة كجزء اساسي لنجاح نظام ادارة الجودة بالانجليزية Quality Managment System ويشار اليه باختصار QMS. وهذا لن نناقشه الان ولكن سوف يكون لنا لقاء مع كيفية بناء نظام ادارة الجودة في دورة مستقلة قريبا باذن الله….
ليس هناك اي مشكلة اذا كان لديك استفسار يمكنك مراسلتي او اترك تعليقا وسابذل كل جهدي للرد عليك في اسرع وقت ولا تنسى الاشتراك ببريد الموقع و بهذا اكون انتهيت من كيفية كتابة سياسة الجودة في ملف company profile.
كيف تتم مراجعة سياسة الجوده؟؟
شكرا لك اخي الفاضل لاضافة تعليق بموقع عقل المهندس: سياسة الجودة هي عبارة عن بيان يعبر عن نوايا الادارة على سبيل المثال سياسة الجودة هي نموذج لرسالة الى العملاء تخبرهم فيها انك شركة منظمة وغير مطلوب مراجعتها وانما يتم مراجعة الاهداف وادوات نظام ادارة الجودة بشكل عام مثل المراقبة والتفتيش والصيانة وغيرها من الاجراءات