بالصور كيفية تنظيم ملف تعريف الشركات البروفايل

يرغب الجميع في معرفة ما الذي تقوم به الشركات والمؤسسات التجارية من أعمال وما الذي يمكن ان تقدمه هذه الشركات خصوصا في سوق العمل التنافسي و بروفايل الشركات من اهم أدوات الترويج والدعاية والإعلان والتعبير عن الثقافة التي تعمل بها الشركات ويعتبر حرف الألف في مقدمة رجال الأعمال الناجحين واليوم سوف اقدم لك دليل كامل وبسيط حول كيفية تنظيم ملف تعريف الشركات ولمزيد من المعلومات قد يهمك زيارة

هذا الموضوع  تعريف ملف بروفايل الشركات او السيرة الذاتية سابقة الاعمال

المفاتيح الأساسية لتنظيم ملف بروفايل الشركات

يعرف البروفايل على انه السيرة الذاتية للشركات بالانجليزية Company Profile او سابقة الاعمال او الهوية التجارية او عرض دعائي وتقديمي لمشاركة بعض البيانات مع العملاء ومن الممكن ان يحتوي بروفايل الؤسسة على صفحة واحدة او عدد كبير من الصفحات اعتمادا على حجم البيانات وحجم الخدمات التي تقدمها المنشأة .

سيكون من المفيد  تقسيم تنظيم الملف إلى ٦ أقسام رئيسية لتسهيل عمليه الشرح وفيما يلي المفاتيح الأساسية التي يجب اخذها بعين الاعتبار:

القسم الأول: (التعريف بالشركة وأهدافها وسياستها) ويضم

• الغلاف الخارجي أو واجه الملف التعريفي – Profile Cover Page
• فهرس المحتويات
• معلومات الاتصال والتواصل (اختياري على الغلاف)
• كلمة المدير العام – عن الشركة
• الأهداف – المهمة – الرؤية – القيم – البيئة

القسم الثاني: (التعريف بالخدمات)

• غلاف الخدمات (الفاصل الرئيسي).
• لمحة سريعة عن النشاط التجاري والخدمات التي تقدمها.
• شرح ما هي الخدمات التي تقدمها الشركة.

القسم الثالث: (نظام الإدارة – الجودة) (اختياري ان وجد تطبيق معايير الجودة)

• غلاف قسم إدارة الجودة
• بيان سياسة الجودة – أهداف الجودة (اختياري حسب النشاط)
• بيان الصحة والسلامة المهنية (اختياري حسب النشاط)
• الهيكل التنظيمي لمديري التسويق – مديرين التنفيذ (اختياري)

القسم الرابع: (سابقة الأعمال – قوائم المعدات)

• غلاف سابقة الأعمال
• قائمة الأعمال – المشاريع الحالية
• قائمة الأعمال – المشروعات السابقة
• قائمة بالمعدات – اختياري

القسم الخامس: العملاء – الإنجازات – البوم الصور (اختياري)

• غلاف العملاء والإنجازات
• كتابة مقتطفات عن تقييمات العملاء
• كتابة بعض البيانات عن إنجازات الشركة
• البوم الصور

القسم السادس: المستندات – الشهادات – خاتمة الملف

• صورة من السجل التجاري
• صورة من الرخصة التجارية
• صورة من اشتراك الغرفة التجارية
• صورة من شهادات الجودة او شهادات تقدير او شهادات انجاز الاعمال
• عناوين الاتصال
• غلاف إغلاق الملف

تلميح: ليس هناك أسلوب معين لكتابة البروفايل الخاص بك ويمكن تصميم الملف التعريفي لشركتك بما تراه مناسبا. ولقد استخدمت في هذا التنظيم نظام الصفحات العريضة landscape (باور بوينت) حتى لاتكون الصفحة طويلة

القسم الأول: التعريف بالشركة وأهدافها

أولا: الغلاف الخارجي في ملف البروفايل

تصميم الغلاف الخارجي، واجه الملف حيث يتم كتابة عبارة Company Profile ويمكن تصميمه بالفوتوشوب او برامج اوفيس على سبيل المثال مثل (اغلفة المجلات – الكتب – نظام بورتريه – او صفحة انفوجرافيك – عرض باور بوينت – وهكذا،،،) او كما هو موضح ادناه بالشكل الاتي:

أنت تدفع المال إلى شركات الدعاية والإعلان لتصميم هويه منظمتك التجارية او الصناعية بالتالي يجب اختيار المصمم بعناية لعمل تصميم حصري وغير متكرر ويتناسب مع الغرض الذي أنشئ من اجله ومن الوهلة الأولى يلفت الانتباه و يعكس مدى براعة وأناقة التصميم. بالتالي يمكنك طلب ما تشاء من المصمم ولا تترك له الخيار للعبث في ممتلكاتك على سبيل المثال:

اذا كانت الشركة تعمل في مجال مكافحة الحرائق فاللون الاحمر مناسب للبروفايل واذا كانت في المقاولات والإنشاءات العامة فاستخدام الالوان الاصفر والاسود والبني والبرتقالي جيد جدا، اما لو المؤسسة تعمل في مجال الأبنيه الخضراء فيمكن الاختيار مابين اللون الاخضر والسماوي الذي يعبر عن البيئة النظيفة ولمزيد من المعلومات حول الابنية الخضراء يمكنك زيارة هذا المقال LEED كما يمكن ان يتضمن الغلاف الخارجي العناوين الرئيسية مثل :

• شعار الشركة واسمها التجاري
• عبارة Company Profile الذي يدل على ما يحتويه الملف
• ارقام الهواتف الرئيسية بما فيها الفروع اذا كانت قليلة
• رقم الفاكس (اختياري)
• عنوان البريد الالكتروني الرئيسي للاستعلامات
• موقع الويب الالكتروني الخاص بالشركة
• صناديق البريد
• عنوان المكتب الرئيسي للشركة

ثانيا: فهرس المحتوى لملف تعريف الشركات

إذا كان الملف يحتوي بيانات وصفحات كثيرة يمكن إنشاء صفحة تضم فهرس العناوين الرئيسية متبوعا برقم الصفحة او فهرس تنظيمي بدون ارقام إذا كانت الصفحات اساسا غير مرقمة

عموما الفهرس هو الصفحة الثانية في ملف السيرة الذاتية وهي اختيارية وتضم على سبيل المثال العناوين الرئيسية مثل (المقدمة ، نبذة عن الشركة – كلمة المدير العام – اهداف الجودة – الصحة والسلامة والبيئة الخدمات والأنشطة وهلما جرا) وكلما زادت الصفحات كلما كان الفهرس امر مهم.

ثالثًا: كلمة المدير العام – مقدمة عامة

بالأساس يبحث كل الناس عن الشركات التي لديها سابقة أعمال بنفس نوع المشاريع التي تنوي القيام بها بجانب ثقافة ارضاء العملاء وبالتالي المقدمة يجب ان تعرض قصة المنظمة في سطور موجزة فإذا كانت الشركة كبيرة فمن الأفضل كتابة نبذة عن الشركة وتاريخها العريق في المجالات المرتبطة وما هي الإنجازات التي حققتها على مدار السنوات الماضية بجانب الجوائز الحاصلة عليها والأعمال التي تفخر بها المؤسسة

وبالنسبة للشركات الجديدة الناشئة اقل من ثلاث سنوات يمكنها كتابة مقدمة عامة ويفضل كتابة كلمة من المدير العام كما هو موضح بالمثال الآتي:

لقد تناول المدير العام في المثال أعلاه بشكل مختصر ومنظم عن أهداف المنظمة وما يحتويه الملف من صفحات بجانب تزويد العملاء ببعض المعلومات حول إنجازات الشركة والخبرات المكتسبة من خلال تجارب السنوات الماضية بالعمل مع شركات ومنظمات في عدة مجالات التي اكتسب منها الخبرات وقد تكون أي مجال على سبيل المثال:

• مجالات الانشاء والمقاولات العامة
• اعمال التفتيش الهندسي والخدمات البترولية
• توريد العمالة والفنيين والمهندسين
• اعداد انظمة ادارة الجودة والخدمات المرتبطة الاخرى
• توريد المواد او الأجهزة.
• المبيعات والأسواق – التصدير والاستيراد
• خدمات وأنشطة أخرى

كما يمكن التحدث عن اي نشاط  تجاري بما تقتضيه المصلحة، ثم اضافة خاتمة بسيطة تعبر عن روح الفريق الواحد الذي يسعى دائما إلى تحقيق الإنجازات وتوجيه الشكر لفريق العمل والقارئ لهذا الملف التعريفي كما يمكن استخدام المثال ادناه والتعديل عليه بما تراه مناسبا.

مثال على كلمة المدير العام

إنه لمن دواعي سرورنا أن نقدم شركتنا من خلال هذا الملف. و توجز الصفحات التالية تجربتنا الماضية ، والانتماءات ، والمشاريع الحالية والأهداف المستقبلية والقدرات العملية ، وتعمل شركة اكس واي زد مع شركات رائدة مثل ارامكو للبترول و الاسكندرية للبتروكماويات وشركات المقاولات الكبرى التي اكسبتنا تقاسم الخبرات والتنمية والتقدم والنمو. وتعمل شركة اكس واي زد التي تأسست في جمهورية مصر العربية كشركة رائدة في مجال المقاولات العامة و خدمات التفتيش الهندسي وفي مجالات متعددة وذلك من كونه كواضعة الاتجاه في نوعية العمل والموظفين القائمين. وعلى الرغم من الأوقات الصعبة التي ووجهتنا في مسيرتنا ، نحن نعتقد اننا وصلنا بنجاح الى مرحلة من الثقة بالنفس. الاحترام والكرامة. و فخرنا مبني على موظفين على درجة عالية من الكفائة ، ومستويات مالية متينة ، وعلى الثقة الممنوحة لنا من العملاء وجميع الناس و دولتنا الحبيبة  ، وفوق كل شيء ، روح الفريق العالية تتطلع لتحقيق نفس الأهداف والأحلام في شركتنا ، وسواء كان الشركاء المديرين والمهندسين والموظفين الماليين والإداريين أو الفنيين و العمال ، نحن نعمل جميعا لبناء مستقبل قوي وسلمي ومزدهر

في بعض الاحيان يمكن اضافة عبارة بسيطة عن ان الشركة او نحن متواجدون دائما حيث ما يكون طلب العميل اي انك متواجد في اي مكان يطلب منك العمل فيه وهذا في حد ذاته يدل علي اهتمامك بالعملاء وانا قرأت مثل هذه العبارة على موقع شركة شيل…

رابعا: الهدف – المهمة – الرؤية – القيم – السياسة

بالبداية هناك فرق بين الأهداف والمهمة والرؤية والقيم والسياسة وهي مفاهيم حاسمة حيث تتواجد الجودة على سبيل المثال إذا كانت نوايا الشركة (السياسة) تشير إلى ارضاء العميل فالأهداف ادوات مستمدة من هذه النية وبالتالي يكون الهدف تقديم خدمات عالية الجودة وبأسعار تنافسية.

لكن المهمة هي للتعبير عن النشاط او ماذا تقوم به الشركة نفسها على سبيل المثال الإنشاء والتعمير وبالتالي الأساس هي النوايا العامة التي تشير الى ارضاء العميل – ثم يرتبط الهدف معها – ثم تقديم معلومات حول مهمة الشركة. وبذلك يمكن ان نقول (نحن نسعى دائما إلى رضاء العملاء بتقديم خدمات عاليه الجودة وباسعار تنافسية في مجال الإنشاء والتعمير.) كما هو موضح ادناه

عموما المهمة والهدف تكون من اجل التحسين المستمر فجميع القطاعات العاملة لابد ان تحدد خطة اهداف التحسين ومهمات واضحة للنشاط التجاري الخاص بها ويتم تلخيصهم في سطور بسيطة بملف سابقة الاعمال وعلى سبيل المثال بموقع عقل المهندس قد حددت هدف اعمل من اجله وهو (تقديم المشورة والدعم لكل زوار الموقع)

الرؤية – رؤيتنا

الرؤية في المعنى هو تصور يأتي من مصدر الهام عن النجاحات التي حققتها او التي تنوي تحقيقها في مجال العمل وهو كيف ستكون هذه الشركة في المستقبل على سبيل المثال إذا كان الهدف والمهمة لموقع عقل المهندس قد حدد (تقديم المشورة والدعم الفني) فإن الرؤية لموقعي بعد تحسين الخدمات التي اقدمها هي (ان أكون مزود المعلومات الهندسية الأكثر ثقة في العالم العربي)

المثال أعلاه يوضح رؤية المنظمة التجارية (نحن نسعى للنمو المستدام لنكون الشركة الأكثر ثقة علي المستويات العالمية في جميع العمليات و الأكثر مصداقية ونزاهة في علاقتنا بالعملاء) وعموما غير مطلوب ان تشرح للعملاء كيف سيتم تحقيق هذه النوايا او الأهداف والرؤية ولكن كل ما في الموضوع إظهار شيئ للعملاء عن كيف تعمل؟

القيم – قيمنا

القيمة في المعنى هو المبدأ الذي تعمل من اجله وقد تعبر عن حجم الإضافة التي تقوم بها بالمجتمع من خلال نتائج الأعمال على سبيل المثال إذا كانت النوايا والأهداف والرؤية تتحقق (بكسب رضا العملاء وتحسين الخدمات والنمو المستدام) بالتالي فإن مبدء الشركة والقيمة المضافة للعملاء والموظفين وأصحاب المصلحة الآخرين هو توفير ( الابتكار – التطوير – النزاهة – المصداقية – الأمن والسلامة – وهكذا) وبذلك يمكنك كتابة قيمنا ( مبنية على النزاهة والمصداقية والتطوير من خلال تكرار السؤال على العيوب التي صادفت العملاء لضمان النجاح المستدام والعمر الطويل لهذه الشركة)

بالتالي أصبحت الشركة تعمل من اجل مبدء ومن اجل اضافة قيمة للمجتمع من خلال توفير ادوات تحسين العمليات وعموما هناك بعض الشركات الناشئة التي يتم تصفيتها بسرعه والسبب الاساسي وراء سقوطها هو الاهمال وانعدام النظام والتطوير نتيجة قلة الخبرة بالابتكار والتطوير وتحسين الخدمات وقد يهمك قراءة مقال عن قياس رضا العملاء في دورة إعداد نظام إدارة الجودة

البيئة (حسب نشاط الشركة التجاري)

اذا كانت الشركة تعمل في مجالات الانشاء او اي مجال هندسي يجب الاهتمام بالبيئة هذا لأن البيئة تعتبر بوصلة الاخلاق بين المنظمة التجارية والمجتمع وبالتالي تعتبر البيئة محرك اساسي لجميع الانشطة والعمليات.

نحن تعلمنا من تجارب الامس لنعيش حتى اليوم، واننا نعمل بجهد للحفاظ على البيئة النظيفة للغد والمستقبل.

هكذا تعبر الشركات عن ثقافتها وكل مؤسسة تعطي التفسير المناسب لها في ملف البروفايل الخاص بها. على سبيل المثال لا تجد شركة تعمل في مجال تصميم المواقع تكتب نبذه او ملخص عن البيئة لانها لا تتعامل من الأساس معها ولكن قد يختلف الأمر إذا كانت الشركة تعمل في استضافة المواقع الإلكترونية.

القسم الثاني : الخدمات التي تقدمها الشركة

المقدمة الخاصة بالانشطة والخدمات بالانجليزية introduction to our activity هي لوصف ما تقدمه من خدمات وليس هناك وصف معين لخدمة محددة حتى وان تشابه الوصف بين الشركات فهو موضوع عادي لان الاعمال ليست سرا على سبيل المثال انت تعمل في مجال الانشاء والتعمير (ستقدم نبذة تعريفيه عن ما تقوم به في اعمال البناء وليس مطلوب منك بملف التعريف كيف ستقوم بهذا العمل) وفيما يلي بعض الامثله على عده نشاطات.

أولا: الفاصل بين القسم الأول والثاني (غلاف الخدمات)

الهدف من وجود الفواصل هو للتعريف بما ستحتويه الصفحات التالية، عموما هذه الممارسة عامة وقديمة جدا وموجودة بالكتب او مستندات المناقصات وهو وجود فاصل (صفحة بيضاء يتوسطها عنوان الموضوع او الفصل)

ثانيا: صفحة تضم عناوين (الخدمات) بالترتيب

المثال أعلاه يصف نموذج لبعض الأنشطة العامة، لكن ممكن ان الشركة لديها نشاط واحد وبالتالي يمكن تجاهل هذه الممارسة تماما و استخدام النموذج أعلاه لتقسيم النشاط إلى عده أقسام (حسب الحاجة).

ثالثا: مثال على الخدمات

تتناول الأمثلة أعلاه نماذج لشركة تقدم خدمات التفتيش الهندسي وشركة تعمل في مجال المقاولات العامة ومن الممكن كتابه وصف طويل لكل خدمة في صفحة مستقلة وبما تقتضيه الحاجة ويمكن اضافة بعض الصور وتصميم الصفحات بما تراه مناسب لملف البروفايل الخاص بك.

القسم الثالث: نظام ادارة الجودة QMS

نظام ادارة الجودة او الجودة الشاملة هي انظمة الغرض منها تحسين الخدمات وكلها تتمحور حول ارضاء العملاء لمزيد من المعلومات قم بزيارة ما هو نظام ادارة الجودة

اولا: الغلاف الفاصل بين القسم الثاني والثالث

ثانيا: مثال على سياسة الجودة

سياسة الجودة هي بيان يعبر عن نوايا الإدارة فيما يتعلق بالجودة او ربما التزام الإدارة بنظام QMS طبقا لمتطلبات الايزو ٩٠٠١ ومتوسط عدد الفقرات في سياسة الجودة هو ثلاثة فقرات في حين ان هناك بعض الشركات تكتب جملة واحدة لمزيد من المعلومات قم بزيارة كيفية كتابة سياسة الجودة

ثالثا: مثال على أهداف الجودة

أهداف الجودة كما وضحت سابقا انها مستمدة من السياسة وهي أفضل طريقة لتسليط الضوء على العناصر الرئيسية في سياسة الجودة وايجاد نقطة محورية لتعزيز جهود الناس اثناء العمل داخل الشركة لأجل التحسين المستمر ولمزيد من المعلومات قم بزيارة ماهي وكيفية كتابة اهداف الجودة

رابعا: نموذج سياسة الصحة والسلامة المهنية

هي عبارة عن برنامج لإدارة المخاطر في مكان العمل ، وكتابتها تساعد علي تعزيز هذه البرامج ، وإذا كان عدد الأفراد اقل من ٥ غير مطلوب منك وضع هذه السياسة لمزيد من المعلومات قم بزيارة ماهي سياسة الصحة والسلامة والبيئة.

خامسا: الهيكل الإداري (اختياري)

الهيكل التنظيمي او الاداري هو احد الأدوات المطلوبة في نظام QMS وهو غير مطلوب في ملف البروفايل وليس هناك مشكلة اذا كان التصميم بتخطيط هرمي مع صور او بدون صور او اضافة بعض اسماء مديرين الاقسام كما هو موضح ادناه.

القسم الرابع – سابقة الأعمال – قائمة المعدات

كتابة المشاريع هو القسم الأكثر أهميه حيث يستعرض ما الذي أنجزته الشركات من أعمال وهو يوضح ايضا حجم المشروعات على سبيل المثال بناء برج مكون من ٤٠ طابق سيختلف في القيمة عن بناء فيلا من طابقين مع بنت هاوس وبالتالي يجب كتابة المشاريع الحالية والسابقة في البروفايل.

اولا: غلاف سابقة الأعمال

ثانيا: قائمة المشاريع الحالية والمشاريع السابقة

يمكن استخدام نماذج متعددة لوصف الاعمال والمشاريع على سبيل المثال انشاء قائمة على ملف وورد او اكسل او تصميم عصري كما هو موضح ادناه على ان يحتوي الاتي:

1. اسم المشروع – ورقم المشروع
2. وصف مختصر للمشروع
3. قيمة المشروع المالية
4. المدة الزمنية
5. حالة المشروع (منتهي – قيد التنفيذ)

ثالثا: الغلاف – قائمة المعدات

عموما الموضوع اختياري لكن في بعض الحالات سوف تضيف قائمة المعدات قيمة الى ملف البروفايل على سبيل المثال شركة تعمل في التفتيش الهندسي بتخصص ECT – RFT سيكون مفيد جدا تسليم قائمة بمعدات الشركة لإثبات ان الشركة لديها معدات متقدمة تعمل في اختبارات RFT وربما يكون مطلوب تسليم قائمة معدات الشركة الى العميل بموجب التعاقد ويمكن تصميم القائمة على ملف وورد او مايكروسوفت اكسل على ان يضم الاتي:

1. اسم المعدة ونوعها وحجمها
2. شهادات معايرة المعدات اذا كانت موجودة
3. وصف مختصر لطبيعة عمل المعدة
4. عدد المعدات من نفس النوع

القسم الخامس: العملاء – الإنجازات – البوم الصور

بالرغم من ان هذا القسم اختياري في ملف البروفايل لكنه مفيد جدا في لبعض الانشطة التجارية على سبيل المثال مجالات الخدمات مثل الدعاية والإعلان والتسويق وترويج المنتجات ومن الممكن اعطاء نبذات حول حجم الانجازات وتقييمات العملاء حول منتج او خدمة معينه تقدمها الشركة وفيما يلي مثال على ذلك

اولا: غلاف فاصل المحتوى (العملاء)

ثانيا: تقييمات العملاء

تقييم العملاء لخدمة او منتج معين اصبح محل اهتمام جميع الاسواق وجميع الشركات تسعى الى دعوة المستخدمين لكتابه تقييم عن الحالة التي يمر بها عند استخدام المنتجات او الاتصال بخدمة العملاء والهدف منها هو تحسين جودة المنتجات والخدمات التي تقدمها المنظمات التجارية على سبيل المثال يتم طلب التقييم عند:

• شراء منتج
• تجربة منتج او خدمة
• التحدث مع خدمة العملاء
• الصيانه وتوافر قطع الغيار
• سرعة الانجاز

وهلما جرا من الإشكال المتعددة للتقييمات وسواء كانت الشركة كبيرة او صغيرة او حتى سوبر ماركت او مغسلة سيارات الجميع يسعى إلى الحصول على مراجعات جيده من العملاء وفيما يلي نموذج يمكن اضافته بملف التعريف الخاص بك على ان يحتوي صور وتقييم عملائك الحقيقية.

ثالثا: كيف نعمل

بعض المنظمات التجارية تحتاج إلى إعلام العملاء عن كيف تعمل ولماذا تستغرق وقتا طويلا لإنجاز المهمة بالرغم من احدى الشركات المنافسه تستغرق وقتا قليلا على سبيل المثال في تصميم المواقع الإلكترونية تحتاج إلى عدة أسابيع (دراسة الطلبات – دراسة الأسواق المحلية المنافسة – وقت التصميم – التجارب الميدانية وهكذا) وسيكون من المفيد تقديم هذه المعلومات بملف البروفايل الخاص بالمؤسسة كما يلي

رابعا: الإنجازات التي حققتها الشركة

يتم اضافة الإنجازات في سابقة الاعمال لتحفيز العملاء على العمل مع الشركات فعندما يتم اضافة مستويات النمو وسرعة إنجاز المشروعات خلال السنوات الماضية او تقديم معلومات حول كيفية الاحتفاظ بالعملاء الحاليين وزيادتهم فهو واحد من اهم خصائص الترويج والأهداف الاستثمارية الخاص بك، فيما يلي فكرة عن الإنجازات.

خامسا: معرض الصور

يتم تعريفالبوم الصور في ملف بروفايل تعريف الشركات على انه دليل على القيام بنفس نوع المشاريع التي تنوي الحصول عليها ناهيك عن اذا كانت الصورة بها لافته اعلانيه تخص مقاول المشروع ومن اهم المؤسسات التي تستخدم هذه الممارسه هي شركات المقاولات العامة والديكور الداخلي والخارجي ومن المستحسن ان لاتزيد عدد الصفحات عن ٥ صفحات وضغط عدد من الصور في صفحة واحدة بدلا من اضافة كل صورة في صفحة وفيما يلي مثال

القسم السادس: المستندات – الشهادات – عناوين الاتصال – نهاية البروفايل

هذا القسم اختياري في ملف بروفايل المنظمة يعود السبب ان لاوجود لشركة بدون مستندات ويتم استثناء صفحة جهات الاتصال وغلاف نهاية الملف كما هو موضح بالنموذج ادناه

اولا: غلاف المستندات والشهادات

ثانيا: جهات الاتصال

ثالثا: نهاية ملف البروفايل

الأخطاء الشائعة في ملف البروفايل 

الاخطاء الرئيسية والشائعة عند تصميم او تعديل ملف البروفايل الخاص بك يجب الاخذ بعين الاعتبار التحليل الكامل للترتيب النموذجي للصفحات على سبيل المثال

1. عناوين الهاتف والتواصل الرئيسية السريعة ليست في ذيل الصفحة الاولى بواجه ملف البروفايل.
2.  صفحة عن الشركة تأتي قبل اضافة عناوين اتصال هاتفيه سريعة
3.  هذه النقطة ليس تقليلا من شأن ملف البروفايل ولكن لا يجوز كتابة عبارة إلخ إلخ… متبوعة بنقاط في صفحة عنا والسؤال الذي يطرح نفسه … هل على القارئ او السلطة المتعاقدة معكم التكهن بماذا تفعله هذه الشركة. ولماذا هذا الملف التعريفي اذن؟
4.  لايجوز كتابة المختصر المفيد عن الشركة الا في نهاية الموضوع ويمكن الاستعاضة عن ذلك بفهرس عن ما يحتويه البروفايل مثل صفحة عنا والصفحات التي تليها.
5. خرائط العناوين تسبق المحتوى والشهادات الحاصلة عليها الشركة
6. المقدمة التعريفية باالاعمال بالانجليزية introduction تحكي قصة حياة الشركة وهذا هو المفروض ان يتم وضعه في مقدمة عن الشركة اما التعريف بالاعمال يكون مرتبط بالاعمال المتعلقة السابق ذكرها بالتفصيل اعلاة وبدون عبارات الخ الخ
7. الرؤية والاهداف والقيم عبارة عن سطور بسيطة ولا يجوز التصريح للعملاء كيف ستحقق هذه النوايا او جعلها طويلة بدون داعي
8. اذا كان هناك هيكل تنظيمي للمؤسسة يجب توضيح سياسة واهداف الجودة للعميل وكيف يعمل هذا الهيكل التنظيمي لانه جزء من نظام ادارة الجودة QMS او TQM
9. لا يجوز ان يتضمن ملف البروفايل اسم الموظف او الجنسيه الا في حالة طلب العميل معلومات عن الموظفين وعموما هو يطلب السيرة الذاتية لمن سيقوم بتنفيذ أعماله (على سبيل المثال ماذا يفيد إذا كان مهندس المشروع باكستاني او فلبيني) هل هذه ميزة للشركة.
10. للنقطة رقم ٩ بعض المنظمات تضيف معلومات عن الهيكل التنظيمي مصحوبا بصور كما هو موضح بالمثال أعلاه بقسم ادارة الجودة.
11. قائمة المعدات جيدة في ملف البروفايل ولكن يجب الحذر منها اذا تم تقديمها في المشاريع الكبرى التي يمكن ان تحتاج معدات اكثر من ذلك
12. الخدمات التي تقدمها الشركة تأتي في نهاية الملف وهذا مخالف تماما للقواعد المعمول بها فهي المفروض بداية الملف بعد التعريف بالمؤسسة
13. قائمة المشاريع لا تضمن اسم العقد وسنه التعاقد او رقمه ومدة تنفيذه
14. تكرار الصفحات على سبيل المثال صفحة تعرض الخدمات وصفحة اخرى تعرض كل الخدمات وصفحة تعرض مختصر عن الخدمات وبينهما البوم صور غير معلوم الهوية.
15. سياسة الامن و السلامة والبيئة اخر صفحة في الملف مما يدل على انها ليست في المقام الاول.

الخلاصة فيما سبق

كانت هذه بعض النماذج المثيرة للاهتمام و التي تعطي انطباع اول لدى العميل عن مدي احترامك لعملك بكل مصداقية، و بكل المقايس فقد اظهرت شيئا من الماضي والحاضر والمستقبل في سطور عبر صفحة المقدمة من ملف تعريف الشركة Company Profile ولكن انتبه عزيزي قارئ الموضوع آن تحقيق هذه الاهداف يتطلب بذل المجهود الكبير والا اصبحت لا تمثل كونها مجرد شعارات في سطور او معلقة على الجدران وسوف يكون مصيرها الفشل اجلا ام عاجلا، ويمكنك تحميل كل الصور الموجودة بهذا المقال على ملف PDF من خلال الرابط ادناه

حمل كافة الصور اعلاه PDF الان

كما أتمنى ان أكون وفقت في شرح كيفية تنظيم ملف تعريف الشركات البروفايل ولا تنسى انه يمكنك تصميم ما شئت في هذا الملف وبالطريقة التي تناسبك.